Zarządzanie czasem - 8 skutecznych patentów

Odpuść e-maile

Odzysk czasu: nawet 17 godzin na tydzień

Z badań firmy Adobe wynika, że przeciętny pracownik biurowy poświęca na e-maile (pisanie, czytanie, usuwanie, sprawdzanie etc.) ok. 4 godzin dziennie. To mniej więcej połowa czasu pracy. 1000 godzin rocznie. A do tego dochodzą przecież Messenger i inne komunikatory. Szaleństwo! 

Plan oczyszczania

Wyznacz sobie godziny sprawdzania skrzynki pocztowej. Nie musisz być cały czas online. Tim Ferriss, autor poradnika „Czterogodzinny tydzień pracy”, ustawił sobie w skrzynce autoresponder o następującej treści: „Ze względu na inne obowiązki sprawdzam skrzynkę raz w tygodniu. Jeśli sprawa jest naprawdę pilna (nie może poczekać do przyszłego tygodnia), zadzwoń na komórkę. Jeśli nie masz mojego numeru, poczekaj, aż przeczytam maila”. Ferriss nauczył się też odpowiadać bardzo krótko, jakby pisał SMS-y. Większość jego maili ma nie więcej niż 5 zdań. Nie musisz od razu być taki radykalny. Ale jeśli sprawdzisz raz dziennie, powinno wystarczyć.

Przeczytaj też: 19 rzeczy, których będziesz żałował podczas pierwszego ataku serca

Mistrz zebrań

Odzysk czasu: nawet 4 miesiące w ciągu roku

Jak wynika z badania National Bureau of Economic Research przeciętny szef firmy spędza w przybliżeniu połowę swojego czasu pracy na zebraniach i spotkaniach. Kierownicy średniego szczebla mają lepiej – na spotkania przeznaczają 35% czasu). Problem w tym, że większość zebrań wcale nie jest potrzebnych, a nawet te, które są, można by było zakończyć znacznie szybciej. 73% badanych przyznaje, że w czasie zebrań zajmuje się innymi sprawami (prawdopodobnie szukają wtedy innej, mniej nudnej pracy).

Plan oczyszczania

Wejdź na meetingcalculator.com i zsynchronizuj ze swoim kalendarzem Google. Po 10 sekundach będziesz wiedział, ile czasu miesięcznie spędzasz, rysując w notesie karykatury kolegów. Gdy już otrząśniesz się z szoku, zastosuj się do tych trzech rad:

1. Zaproponuj w swojej firmie dni bez spotkań. W ten sposób uwolni się sporo tego, czego w każdej firmie brakuje – czasu.

2. Przed spotkaniem zawsze przygotuj plan i roześlij go uczestnikom wraz z materiałami. Na spotkaniu jest czas na dyskusję, a nie na zapoznawanie się z informacjami.

3. Skracaj czas spotkań do minimum. Badania wykazały, że ludzie są w stanie realnie skupić się na ważnym problemie przez maksymalnie 18 minut. Pamiętaj o tym, planując.

Zobacz: Jak żyć i pracować wydajniej?

Oglądaj tylko dobre seriale

Odzysk czasu: nawet 19 h na tydzień

Czy siedząc przed telewizorem tylko marnujesz czas? Niekoniecznie. Jeżeli w ten sposób zdobywasz nowe infromacje, relaksujesz się albo zapewniasz sobie pożywkę do interesujących rozmów – telewizor może być pożyteczny. Problem w tym, że wielu z nas nie zna umiaru. Po wiadomościach oglądasz mecz, a po nim jeszcze dwa (albo pięć) odcinków „Westworld” albo „Czarnego lustra”? To już prawie drugi etat. Przygody bohaterów serialu nie zastąpią Twoich, a oglądanie Usaina Bolta nie poprawi Twojej kondycji.

Plan oczyszczania

Skorzystaj z trybu „szybkiego oglądania”. Zainstaluj w przeglądarce rozszerzenie „video speed controller”, odpal Netflixa czy Vimeo, ustaw prędkość na 1,5x albo 2x i oglądaj. Z początku może być dziwnie, ale szybko się przyzwyczaisz. Do odzyskania są godziny. Podobna funkcja jest w podcastach i w czytnikach audiobooków. No i oczywiście – wybieraj tylko dobre seriale. Jeśli coś Cię nudzi – nie wgapiaj się w ekran godzinami tylko dlatego, że kumple mówili, że warto.

Szybka wizyta u lekarza

Odzysk czasu: 15 minut na wizytę

Czekanie w kolejce do lekarza (i nie mówimy tu o czekaniu po kilka miesięcy na wizytę u specjalisty na NFZ, tylko gdy już jesteś pod gabinetem) to ryzykowna sytuacja. Otaczają Cię głównie chorzy, bakterie i wirusy. Stresujesz się i złościsz? Słusznie. Gdzie jeszcze mógłbyś czekać tak długo i nie usłyszeć przeprosin?

Plan oczyszczania

Umawiając się telefonicznie, spróbuj zarezerwować wizytę na samym początku zmiany lekarza. W ciągu pierwszej godziny kolejka nie zdąży się jeszcze nawarstwić. W prostych przypadkach możesz też skorzystać z konsultacji online – wirtualna wizyta lekarza kosztuje w jednej z klinik online 39 zł. Czas oczekiwania do lekarza dyżurnego to zwykle mniej niż 15 minut. I nie musisz nigdzie jechać. Jeśli Twój czas jest cenny, zamiast jechać do lekarza zamów wizytę domową. Będzie drożej, ale czasami warto.

Koniec poszukiwań

Odzysk czasu 2,5 dnia rocznie  

6 na 10 osób spóźnia się do pracy, bo zanim wyjdą z domu muszą coś znaleźć, np. klucze, pasek, ładowarkę czy telefon. Tak wynika z wyników ankiety przeprowadzonej przez... zaraz... gdzieś to miałem zapisane na karteczce. A! Już mam! Przez Pixie Technology.

Plan oczyszczania

Z badań z 2016 r. wynika, że w ciągu porządnie przespanej nocy mózg porządkuje informacje, którymi nakarmiłeś go w ciągu dnia. Bez tego nocnego resetu informacje rozkładają się równie chaotycznie, jak kluczyki i ładowarki. Uczestnicy badania, którzy niedosypiali, mieli znacznie poważniejsze kłopoty z zapamiętywaniem informacji niż ci, którzy byli wyspani. Zapamiętałeś?

Dla ludzi czynu: Silna wola, motywacja i postawa proaktywna

Znikające pranie

Odzysk czasu: do 4 h na tydzień

Żyjemy w czasach dyktatury czystości. W statystycznym gospodarstwie domowym pierze się 7-8 razy w tygodniu. To oznacza około godziny dziennie, bo pranie to nie tylko wkładanie bielizny do pralki i jej wyciąganie, ale także rozwieszanie na suszarce, ściąganie, wywracanie na drugą stronę, prasowanie, składanie i odkładanie do szafy. Nie wolałbyś tego czasu odzyskać?

Plan oczyszczania

Ustaw w łazience dwa kosze na brudy: na jasne i ciemne rzeczy. Nie będziesz musiał ich sortować. I nie pierz wszystkiego codziennie. Amerykanie odkryli, że zaczynają wydzielać swąd dopiero po trzech miesiącach. Warto też zainwestować w pralkosuszarkę – wkładasz brudne, wyjmujesz czyste i suche. I to jest rozwiązanie!

Zmień robotę bez perspektyw

Odzysk czasu: nawet 40 h na tydzień

Bez przyszłości jest zarówno stanowisko, z którego nie można awansować, jak i zawód, który wkrótce zaniknie, bo np. mogą go wykonywać roboty albo sztuczna inteligencja. Każdy rok spędzony w takiej pracy to rok stracony, bo i tak za parę lat będziesz musiał się przebranżowić.

Plan oczyszczania

Odpowiedz na te pytania, żeby przekonać się, jak bardzo bez przyszłości jest Twoja praca. 1/ Nie ma szans na awans lub przeniesienie. 2/ Szef ignoruje moje pomysły. 3/ Współpracownicy awansują szybciej niż ja. 4/ W pracy robię ciągle to samo. Odpowiedziałeś „tak” na pierwsze trzy pytania? Czas zmienić pracę. 4 razy tak? Zmień nie tylko pracę, ale i zawód, bo mogą Cię wygryźć roboty.

Zorganizuj się

Odzysk czasu: nawet 3 godziny dziennie

Wielozadaniowość to nie mit. Naprawdę istnieją ludzie, którzy potrafią jednocześnie robić kilka rzeczy naraz. I robić to dobrze. Ale jest ich tylko około 3%. Cała reszta jedynie się za wielozadaniowców uważa. Z badań wynika, że gdy próbujemy skupić się na więcej niż jednym zadaniu, nasza efektywność spada o około 40%.

„Gdy wykonujemy dwie czynności równocześnie, wcale nie jest to równoczesne, my po prostu robimy coś na zmianę w krótkich sekwencjach – wyjaśnia prof. Earl Miller neurolog z MIT. – Kreatywne myślenie to podążanie za ideą i odnajdywanie coraz to nowych powiązań w sieci skojarzeń. Gdy próbujemy robić dwie rzeczy naraz, nie docieramy daleko w skojarzeniach i raczej nie uda nam się wpaść na oryginalny pomysł”.

Plan oczyszczania

Kiedy rano przytłacza cię ogrom rzeczy do zrobienia, wykorzystaj metodę kanban – stosowaną w zakładach Toyoty już w latach 40. Podziel zadania na trzy grupy: 1. Do zrobienia. 2. W robocie i 3. Załatwione. W grupie 1 połóż wszystkie zdania. Trzy z nich przesuń do grupy 2. Gdy wszystkie będą załatwione, przesuń je do grupy 3 i dodaj kolejne 3 do grupy 2 (w robocie). Ta taktyka pozwoli Ci uniknąć paniki wywołanej nadmiarem problemów jednocześnie. I zapewni większą satysfakcję.

MH 02/18