Kolejny rok z rzędu Zoom znajduje się w czołówce najczęściej pobieranych aplikacji w Polsce (w 2021 roku ściągnięto ją grubo ponad milion razy). Choć wideokonfy to nasz chleb powszedni, wciąż nie do końca wiadomo, jak się podczas nich zachowywać. Zwłaszcza gdy nie jest to cotygodniowe zebranie z dobrze znanymi członkami zespołu, tylko spotkanie biznesowe na wyższym szczeblu. Chcesz wypaść jak profesjonalista? Zastosuj te porady.
1. Przed spotkaniem
Najgorsze zebrania to te, które mogłyby być mejlem. Nie zapraszaj na spotkanie za dużo osób, bo nie tylko marnujesz ich czas, ale zwiększasz ryzyko problemów technicznych. Pamiętaj też, by koniecznie ustawić spotkanie jako prywatne.
2. Agenda
Jeśli w spotkaniu są osoby, które się nie znają, jako prowadzący zacznij od krótkiego przedstawienia wszystkich po kolei. Potem przypomnij agendę spotkania i oszacuj, ile poszczególne punkty powinny zająć wam czasu.
3. Kontroluj czas
Do obowiązków prowadzącego należy kontrolowanie czasu spotkania. Nie bój się grzecznie przypomnieć w trakcie, ile zostało wam do końca.
4. Audio
Im więcej uczestników spotkania, tym więcej potencjalnych zakłóceń, dlatego poza osobą, która aktualnie mówi, reszta powinna mieć wyłączone mikrofony. Jako prowadzący możesz wyciszyć wszystkich uczestników w tym samym czasie, używając przycisku „Wycisz wszystko” na liście „Uczestnicy”.
5. Tryb wideo
Bez dwóch zdań: organizator spotkania powinien mieć włączone wideo. Ze strony uczestników zazwyczaj nie jest to wymagane, ale umówmy się: kto lubi mówić do czarnego ekranu?
Tło
Podczas wideokonferencji widać nie tylko Ciebie, ale i to, co masz za plecami. Zaaranżuj przestrzeń tak, by tło wyglądało schludnie (np. bez rozwieszonego prania). Zadbaj też o oświetlenie. Przyda się dodatkowa lampka (upewnij się, że światło jest przed Tobą, a nie za Tobą).
6. Rób pauzy
Mów nieco wolniej niż normalnie i rób więcej przerw w trakcie swojej wypowiedzi niż podczas zwykłej rozmowy. Zwiększasz tym samym szanse, że wszyscy Cię zrozumieją, a w razie potrzeby będą w stanie się wtrącić.
7. Kontakt wzrokowy
Choć to kuszące, nie patrz na swoje odbicie, tylko skieruj wzrok na wprost kamery, co dla Twoich rozmówców będzie namiastką kontaktu wzrokowego. A gdy to Ty słuchasz innych, podtrzymuj kontakt wzrokowy i co jakiś czas kiwaj głową.
8. Nie jedz
Od lodówki dzielą Cię dwa kroki, więc poczekaj z obiadem do końca spotkania. Nawet jeśli wyłączysz dźwięk, wszyscy będą widzieli, że jesz. To utrudnia koncentrację i jest po prostu niekulturalne.
9. Na koniec
Jeśli jesteś prowadzącym, zakończ spotkanie dopiero gdy wszyscy uczestnicy je opuszczą. Dzięki temu każdy będzie miał szansę dopytać o coś ważnego, jeśli zajdzie taka konieczność.
