Pracuj krócej, zarabiaj więcej

Każdy menedżer jest teoretycznie specjalistą od organizacji, jeśli któregoś z nich zapytasz, jak lepiej się zorganizować, usłyszysz, że masz najpierw robić rzeczy najważniejsze. Taka rada to żadna rada. Zajęty facet ma wiele rzeczy do zrobienia natychmiast, a wszystkie są tak samo ważne. Na pewno?

"Czuję, że czas przecieka mi przez palce - mówi 31-letni Adam, menedżer w dużej korporacji. - Mam wiele zadań do zrobienia. I nie wiem, od którego zacząć. Czy zrobić coś, co jest naprawdę pilne, ale nikt nie doceni, że to zrobiłem? Ale jeśli tego nie zrobię, jutro nasz kluczowy klient będzie wściekły i wtedy już wszyscy będą wiedzieli, że nawaliłem. Inne zadanie to czasochłonna błahostka, ale prezesowi bardzo na tym zależy. Mogę zrobić jedno i drugie, ale po południu mój syn ma przedstawienie w przedszkolu. Jeśli się nie pojawię, będzie rozczarowany. W efekcie siedzę jak sparaliżowany i nic nie robię."

Na początku był drobiazg

Z pewnością w pracy Adama był taki moment, gdy jeszcze nad wszystkim panował. Kiedy to się zawaliło? Zawsze należy pamiętać o dwóch zasadach: prawo Murphy'ego mówi, że jeśli coś może pójść źle - to pójdzie; i druga rzecz - zadanie zawsze zajmuje trochę więcej czasu, niż nam się wydaje.

Adam kilka miesięcy temu zaplanował, że napisanie raportu zajmie mu 5 godzin, a zajęło 7. Dwie brakujące godziny, kilka miesięcy później, spowodowały, że przez jego życie przeszło tornado w postaci wkurzonego szefa, klienta, zawiedzionej żony i smutnego syna.

Bez listy się nie uda

Niestety, nikt jeszcze nie opracował nic lepszego, by zapanować nad chaosem, niż lista rzeczy do zrobienia.

Krok 1: spis. Należy spisać wszystkie sprawy do załatwienia w formie krótkich, czytelnych notatek. Jeśli plan na następny dzień wpisujemy do naszego organizera, lepiej używać ołówka. Ma to o tyle znaczenie, że jeśli coś się zmieni w naszym planie, nie musimy kreślić notek i zapis dalej pozostaje czytelny.

Krok 2: czas. Oszacujmy czas na załatwienie wszystkich spraw i dodajmy zawsze trochę czasu na nieprzewidziane wypadki. Jeśli nie masz pojęcia, ile czasu zajmie Ci dana rzecz, zarezerwuj na nią nawet o 50% więcej czasu, niż wydaje Ci się, że będziesz potrzebował.