Jak zarządzać czasem w pracy, aby mieć go więcej?

A prawda jest okrutna - mamy do dyspozycji 24 godziny na dobę, 168 godzin tygodniowo i 8760 rocznie. Tyle samo, co Albert Einstein, Wolfgang Amadeusz Mozart czy Bill Gates. Po prostu, że jedni potrafią zrobić w tym czasie coś sensownego, a inni nie.

Sam sobie szefem

"Ludzie, którzy przesiadują w pracy długie godziny, sprawiając wrażenie, że ciężko pracują, to przeważnie mistrzowie braku organizacji" - mówi Dariusz Kowalczyk, dyrektor personalny w firmie Johnson & Johnson.

Pracownicy tzw. najemni rzadko zdają sobie sprawę, że prawie każda praca obecnie wymaga umiejętności menedżerskich. Efektywny pracownik powinien umieć organizować sobie czas pracy, właściwie planować zadania i eliminować wszystko to, co rozprasza niepotrzebnie uwagę i kradnie czas. Pracuje wtedy krócej i wychodzi do domu mniej zmęczony.

Właściwe 20%

Włoski ekonomista i socjolog Vilfredo Pareto sformułował słynną zasadę 80:20,która odnośnie do pracy brzmi - 20% nakładu naszego czasu przynosi 80% efektów i odwrotnie - 80% czasu poświęcamy na rzeczy, które przynoszą zaledwie 20% efektów. Zrozumienie tego pozwoli nam skoncentrować się na tym, co jest naprawdę ważne - na klientach, którzy przynoszą najwięcej zysków, na zadaniach, które dają najwięcej satysfakcji itd.

"Książka Pareto zapoczątkowała rewolucję w moim życiu- mówi Jowita Gross, prezes firmy projektowej Horyzont.- Przeanalizowałam to, co robię, pod kątem efektów, przestałam wreszcie zajmować się rzeczami, które równie dobrze albo i lepiej może zrobić ktoś inny, skupiłam się na tym, co lubię i robię dobrze, i co rzeczywiście przynosi największy zysk. W efekcie założyłam własną firmę. I mam wreszcie czas dla siebie".

Pilne i ważne

Przytłoczeni nawałem spraw do załatwienia, nie pozwalamy sobie na chwile oddechu, aby nabrać dystansu i ocenić rangę obowiązków. "W rezultacie, pilne sprawy bieżące odrywają Cię od tego, co jest rzeczywiście ważne" - mówi Stephen R. Covey w swojej znakomitej książce "7 nawyków skutecznego działania" (Rebis, 2003).