Jak zarządzać czasem w pracy, aby mieć go więcej?

Ponad 90% menedżerów w Polsce skarży się na ustawiczny brak czasu. Nie pieniądze, nie zdrowie, ale właśnie czas staje się najbardziej pożądanym dobrem. Gdybym miał więcej czasu, jeździłbym na nartach, chodziłbym do siłowni, spotykałbym się częściej ze znajomymi itd. - powtarzamy i często pobrzmiewa w tym duma, że tacy jesteśmy cholernie zajęci.

A prawda jest okrutna - mamy do dyspozycji 24 godziny na dobę, 168 godzin tygodniowo i 8760 rocznie. Tyle samo, co Albert Einstein, Wolfgang Amadeusz Mozart czy Bill Gates. Po prostu, że jedni potrafią zrobić w tym czasie coś sensownego, a inni nie.

Sam sobie szefem

"Ludzie, którzy przesiadują w pracy długie godziny, sprawiając wrażenie, że ciężko pracują, to przeważnie mistrzowie braku organizacji" - mówi Dariusz Kowalczyk, dyrektor personalny w firmie Johnson & Johnson.

Pracownicy tzw. najemni rzadko zdają sobie sprawę, że prawie każda praca obecnie wymaga umiejętności menedżerskich. Efektywny pracownik powinien umieć organizować sobie czas pracy, właściwie planować zadania i eliminować wszystko to, co rozprasza niepotrzebnie uwagę i kradnie czas. Pracuje wtedy krócej i wychodzi do domu mniej zmęczony.

Właściwe 20%

Włoski ekonomista i socjolog Vilfredo Pareto sformułował słynną zasadę 80:20,która odnośnie do pracy brzmi - 20% nakładu naszego czasu przynosi 80% efektów i odwrotnie - 80% czasu poświęcamy na rzeczy, które przynoszą zaledwie 20% efektów. Zrozumienie tego pozwoli nam skoncentrować się na tym, co jest naprawdę ważne - na klientach, którzy przynoszą najwięcej zysków, na zadaniach, które dają najwięcej satysfakcji itd.

"Książka Pareto zapoczątkowała rewolucję w moim życiu- mówi Jowita Gross, prezes firmy projektowej Horyzont.- Przeanalizowałam to, co robię, pod kątem efektów, przestałam wreszcie zajmować się rzeczami, które równie dobrze albo i lepiej może zrobić ktoś inny, skupiłam się na tym, co lubię i robię dobrze, i co rzeczywiście przynosi największy zysk. W efekcie założyłam własną firmę. I mam wreszcie czas dla siebie".

Pilne i ważne

Przytłoczeni nawałem spraw do załatwienia, nie pozwalamy sobie na chwile oddechu, aby nabrać dystansu i ocenić rangę obowiązków. "W rezultacie, pilne sprawy bieżące odrywają Cię od tego, co jest rzeczywiście ważne" - mówi Stephen R. Covey w swojej znakomitej książce "7 nawyków skutecznego działania" (Rebis, 2003).