Biurowy savoir-vivre, czyli jak się zachować w biurze i co ubrać?

Kiedy zaczynasz pracę w nowej firmie, nie wprowadzaj nowych porządków. Jesteś nowy i to ty musisz wiele się nauczyć. Uważnie obserwuj. Nie staraj się przekonać innych, że wiesz wszystko najlepiej. Jeżeli trafiłeś do dobrej firmy, sam zobaczysz, że panujące w niej obyczaje nie różnią się od tych, których uczono cię w domu. Kiedy zorientujesz się, że może to jednak ty mógłbyś nauczyć czegoś pożytecznego, staraj się robić to taktowanie i delikatnie.

PRZECZYTAJ TEŻ: Jak trening może załatwić awans w pracy?

Inni, obserwując twoje zachowanie, sami zorientują się, że czas zmienić styl. Nawet jeżeli głośno ci za to nie podziękują, sam zobaczysz niedługo pierwsze rezultaty. Zanikną niektóre rażące zachowania i nagle odkryjesz, że coraz łatwiej ci porozumieć się bez słów, z ludźmi, których do tej pory nie akceptowałeś.

Wejście do tunelu

Takie odczucie miało chyba wielu z nas. Po wejściu do biura wita nas zacięte lub znudzone spojrzenie recepcjonistki. Nie ma ona czasu, żeby się nami zająć, bo akurat poprawia makijaż albo nawiązuje bliższą znajomość z adorującym ją kolegą. Na dodatek ciągle dzwoni telefon, co zmusza ją do podzielności uwagi, nieprzewidzianej przecież w umowie o pracę.

ZOBACZ: 16 kroków do sukcesu w pracy

W takim przypadku możemy tylko mieć nadzieję, że nasza lodowata uprzejmość sprawi, iż zestresowane dziewczę przypomni sobie o jej obowiązkach – mile nas powita, zawiadomi o naszym przybyciu osobę, z którą jesteśmy umówieni, zaproponuje kawę i fotel. Nie straci premii, jeżeli zamieni z nami kilka miłych słów.  Dzięki niej nie będziemy czuć się jak intruz zakłócający pracę przyzwoitych ludzi.

Po drugiej stronie

Rozmowy telefoniczne to temat długi jak kabel. Mogą trwać godzinę lub parę minut, ale także i w tym przypadku liczy się pierwsze wrażenie. Co zrobić, żeby było jak najbardziej korzystne?

• Kiedy ktoś dzwoni do nas spoza firmy, powiedzmy po prostu: „Firma X, dzień dobry”. Przedstawianie się z nazwiska nie jest w tym przypadku konieczne. Przyjęta przez centrale hotelowe rozwlekła formułka: „Dzień dobry, hotel X, mówi Anna, w czym mogę pomóc?”, może sprawić, że zaśniemy, lub zapomnimy, z kim chcielibyśmy rozmawiać.

• Odbierając rozmowę wewnętrzną przedstawmy się z imienia lub nazwiska, w zależności od przyjętych w naszej firmie zasad. Nasz rozmówca będzie od razu wiedział, z kim został połączony.

• Dzwoniąc do kogoś, nie mówmy: „Dzień dobry, Marek z tej strony”. Nasz rozmówca chyba dobrze wie, kto jest z drugiej strony i jak ten ktoś ma na imię! Oszczędzimy w ten sposób odpowiedzi w rodzaju: „A z tej strony nie Marek”. Nasza rozmowa będzie krótsza.

• Czas to pieniądz także w przypadku rozmowy telefonicznej.

• Przełączając rozmowę do koleżanki z biura, upewnijmy się, że osoba dzwoniąca nie będzie musiała czekać parę minut przy aparacie, wysłuchując skocznych melodyjek. Lepiej już powiedzieć, że przekażemy wiadomość i oddzwonimy jak najszybciej.

• Łącząc kogoś z naszym szefem, pamiętajmy o zasadzie „ważniejszy nie czeka”. Tak więc, jeżeli rozmawiamy z sekretarką ministra lub innego VIP-a, połączmy ją z szefem, a ona zajmie się resztą. Oczekujący na połączenie VIP może okazać się bardzo nieprzyjemny!

• Nie udzielajmy zbyt precyzyjnych informacji osobom postronnym. Wystarczy powiedzieć, że szef czy ktoś inny jest teraz na spotkaniu lub w delegacji. Nie jesteśmy zobowiązani podawać więcej szczegółów, chyba że rozmawiamy na przykład ze zwierzchnikiem naszego szefa. Także i w tym przypadku pamiętajmy jednak o kindersztubie.

• Nie zapominajmy oddzwonić do osoby, która nas szukała. To nie tylko jedna z podstawowych zasad dobrego wychowania, ale i zawodowa przezorność. Możemy w ten sposób stracić ważnego klienta lub okazję zrobienia interesu życia. Dotyczy to zresztą nie tylko rozmów telefonicznych, ale także e-maili. Nie warto udawać, że ich nie czytamy. Technika pozwala na uaktywnienie opcji powiadamiającej wysyłającego o przeczytaniu e-maila!

• Unikajmy dzwonienia na telefony komórkowe w godzinach pracy. Najpierw spróbujmy odnaleźć osobę, z którą chcemy rozmawiać, pod numerem stacjonarnym. W ostateczności zawsze bezpieczniej jest wysłać SMS-a niż przeszkodzić w ważnym spotkaniu (wiele osób zapomina, że komórki można czasem wyłączać...). 

Pani wszechmogąca

Mimo że woda sodowa z powodu zajmowanego stanowiska czy zapowiadanego awansu już zdążyła uderzyć nam do głowy, pamiętajmy, że jedna z najważniejszych osób w biurze to sekretarka, nazywana ostatnio także asystentką. Wie wszystko, jest najlepiej poinformowana i może skutecznie uniemożliwić nam kontakt z szefem. Ale nie tylko z tego powodu należy się jej szacunek.

W biurze, jak i poza nim wszystkich trzeba traktować równie uprzejmie. Także po tym poznaje się kulturę osobistą. Zaprzyjaźniona sekretarka umówi nas na spotkanie najszybciej jak to będzie możliwe, poinformuje o nastroju szefa i zdradzi niejedną biurową tajemnicę. Potraktowana z góry zmieni się w srogiego cerbera, strzegącego drzwi gabinetu. Wyznaczy spotkanie, dobrze wiedząc, że pokrzyżuje nasze plany, i to w dniu, kiedy szefem kierować będzie wyłącznie żądza mordu.

Zacznie obsesyjnie przestrzegać terminów i przetrzymywać parę dni bardzo ważne pisma. Zgubi jedyny egzemplarz opracowanej przez nas noty i „przez pomyłkę” zarezerwuje miejsce na najwcześniejszy samolot, tłumacząc się brakiem wolnych miejsc na następne loty.

Punktualni inaczej

Mile widziany w codziennym życiu luz w biurze staje się koszmarem. Niezależnie od tego, czy dotyczy szefa, czy pracowników. Umówione wcześniej spotkania opóźniają się z przyczyn „niezależnych”, pisma pozostają bez odpowiedzi, a obietnice nigdy nie znajdują pokrycia w rzeczywistości.

Zdarza się to niestety nie tylko w artystycznie chaotycznych agencjach reklamowych. Niemiecka precyzja i hiszpańska improwizacja nie mają z tym nic wspólnego. W nowoczesnym biurze dyscyplina oznacza punktualność i obowiązkowość:

• Ważne spotkania umawiane są odpowiednio wcześniej, aby wszyscy ich uczestnicy mogli zarezerwować sobie czas i odpowiednio się do nich przygotować.

• Jedna z biorących w nich udział osób zanotuje wszystkie omawiane na spotkaniu sprawy i prześle do uczestników zwięzłe pro memoria.

• Jeżeli zaproszeni zostali także goście z zewnątrz, należy poinformować o tym pracowników i ewentualnie przypomnieć delikatne kwestie, których absolutnie poruszać nie wolno.

• Umawianie się z osobami pracującymi w tej samej firmie na konkretną godzinę nie jest przejawem chorej pedanterii, każdy powinien zaplanować sobie swój czas pracy. 

Dla przyjaciół prezes

Kiedyś przejście na ty odbywało się w ceremonialny, staromodny sposób. Zazwyczaj po wypiciu sporej ilości alkoholu. Dzisiaj zasady nie są już tak rygorystyczne. Nie chodzi oczywiście o alkohol. Często w biurze wszyscy mówią sobie po imieniu, niezależnie od wieku i zajmowanego stanowiska. To wygodne i nowoczesne. Dla niektórych jednak może okazać się zdradliwe. Mówienie do szefa czy sprzątaczki po imieniu wcale nie oznacza, że są naszymi przyjaciółmi.

Pamiętajmy, że w krajach anglosaskich, mimo braku formy grzecznościowej w naszym rozumieniu, nadal stosowane są formułki podkreślające szacunek w stosunku do osoby starszej lub zajmującej wyższe stanowisko. Musimy uważać, aby nie zrazić do siebie osób, którym takie powszechne spoufalanie wcale się nie podoba. Szef, mimo że luzacki, pozostaje szefem, zwłaszcza w kontaktach z klientami czy ważnymi gośćmi.

Przy obcych nie podkreślajmy więc na każdym kroku naszej z nim zażyłości. Częste wymawianie imienia pryncypała podczas zebrań czy spotkań publicznych może świadczyć o braku szacunku lub po prostu kultury osobistej. Po pewnym czasie szef może otwarcie się zbuntować. 

Po godzinach

Każda firma ma swój ubraniowy kodeks pracy i zazwyczaj pokrywa się on z ogólnie znanymi zasadami. Czasami organizowane są kursy, spotkania ze stylistkami i wizażystkami, a i tak wydaje się, że część osób nadal kieruje się wyłącznie własnym wyczuciem. Najczęściej błędnym. Choć w różnych dziedzinach szybko doganiamy Europę, w tej mamy jednak zaległości. Czy tak trudno zapamiętać, że:

• Biuro to nie pokaz mody ani przyjęcie. Zachowajmy nasze upodobania na czas pozazawodowy. W pracy, mimo że nie musi się nam to podobać, nosimy zazwyczaj rzeczy w stonowanych kolorach i o klasycznym kroju. 

• Lepiej wyróżniać się inteligencją czy kreatywnością, niż awangardowym krawatem lub głębokim dekoltem.  

• Ciało, nawet najbardziej atrakcyjne, i tak traci na urodzie w świetle jarzeniówek, na tle fotokopiarek nie warto więc za bardzo go odsłaniać.

• Zazwyczaj jesteśmy postrzegani jako pracownicy danej firmy, a nie każdy klient lubi piercing, kucyki albo błyszczące koszule o dziewiątej rano.  

• Potraktujmy ubranie noszone w pracy jako mundurek, a nie manifest naszej niezależności czy też wyzwanie rzucone skostniałej tradycji.  

• Po pracy zmieńmy skórę. Wtedy nawet nasz kanarkowy garnitur w prążki korzystnie zaskoczy kolegów z biura na wieczornym przyjęciu.  

Zawiniły kobiety

Gdyby nie one, nasze biurowe życie byłoby o wiele łatwiejsze. Nie musielibyśmy nikogo przepuszczać przez drzwi, wstawać z krzesła, powstrzymywać się od opowiadania dowcipów o blondynkach. Skoro jednak nie pracujemy w koszarach ani męskim zakonie, obowiązują nas pewne zasady. Nawet jeżeli nasze biurowe feministki miałyby nas krytykować za ich zbyt wierne przestrzeganie.

• Przepuszczanie kobiet nie jest nowym obyczajem. Zdumione taką słowiańską gentlemenerią cudzoziemki szybko się do tego przyzwyczają, a rodzime koleżanki poczują się dowartościowane.

• Przesada może sprawić, że zamiast dżentelmena wyjdziemy na wieśniaka. Obcałowywanie po rękach zostawmy na rodzinne obiady u babć i ciotek. W biurze wystarczy zwykłe uściśnięcie dłoni, pod warunkiem oczywiście, że to kobieta pierwsza poda nam rękę!

• Komplementy to nie chęć nawiązania szalonego biurowego romansu. My także chcemy czasami usłyszeć coś miłego na temat naszego wyglądu, fryzury czy ubrania.

• Jeżeli zdarzy się nam poczuć coś więcej niż sympatię do koleżanki z pracy, nie okazujmy jej tego w biurze, może poczuć się zażenowana albo przestraszyć komentarzy „życzliwych” współpracowniczek.

• Ryzykowne dowcipy zostawmy na spotkania towarzyskie. Mogą urazić nie tylko osobę, której je opowiadamy, ale i parę mimowolnych słuchaczek/słuchaczy. W biurze nie tylko ściany mają uszy.

• Nie przyjmujmy za pewnik, że kobiety uwielbiają porządki. Lepiej od razu samemu umyć kubek po kawie, wymienić papier w faksie czy przynieść z magazynu zapas długopisów, niż narazić się na seksistowskie komentarze na temat przydatności naszej płci. 

Wesołe party

Biurowe przyjęcia to zmora pracoholików i nieśmiałych. Szefowie też zresztą za nimi nie przepadają. Omawianie ważnych służbowych spraw z rozbawionym pracownikiem zazwyczaj nie przynosi pożądanych efektów. Na szczęście hucznie niegdyś obchodzone w pracy imieniny odchodzą do lamusa. Nie przynosimy ciast i śledzi, co najwyżej częstujemy lampką wina. Czy musimy?

Nie, chyba że w naszym biurze jest to przyjęte. Trzeba się przemóc i przeżyć z godnością ten przykry dzień. Przyjęcia świąteczne coraz częściej odbywają się w restauracjach. Nie jesteśmy już pochłonięci pracą, możemy się odprężyć i poznać towarzyszy niedoli z innej, bardziej rozrywkowej strony. Ale uwaga! Zachowajmy czujność rewolucjonisty. Zawsze znajdzie się ktoś „życzliwy”, uważnie obserwujący i słuchający.

Nasze „luzackie” zachowanie może zostać odebrane jako brak szacunku zarówno dla firmy, jak i, co gorsze, do samego szefa. Pamiętajmy, że w pracy jesteśmy zawsze, kiedy towarzyszą nam pracujące z nami osoby. Na prawdziwą swobodę możemy sobie pozwolić jedynie w gronie przyjaciół. Na każdy temat n Zamknięte drzwi pokoju to znak dla nas, że być może nie będziemy w nim mile widziani. Lepiej więc zapukać niż znaleźć się w niezręcznej sytuacji.

• Open space to znak czasów, ale i zamach na naszą prywatność. Niestety, nie mamy na to wpływu. Skoncentrujmy się więc na pracy i nie załatwiajmy nawet najważniejszych prywatnych spraw na oczach, a właściwie uszach, pracujących z nami osób.

• Komentowanie rozmów telefonicznych nie przysporzy nam sympatii kolegów. Będą się obawiali, że sami kiedyś znajdą się w podobnej sytuacji. Nawet jeżeli doskonale słyszeliśmy całą rozmowę, udawajmy głuchych i nie dawajmy nic po sobie poznać. Może ktoś sam zechce podzielić się z nami wrażeniami.

• Jedzenie to nie rzecz wstydliwa, ale nie znaczy to, że możemy zamieniać biurko w jadalnię. Lepiej wyjść do kuchni lub specjalnie do tego przeznaczonego pokoju niż rozkładać wiktuały na oczach pracujących kolegów. A zresztą zapach pizzy czy kanapek z pastą jajeczną niezbyt dobrze komponuje się z komputerem.

• Kichanie to chwilowa słabość, która może zdarzyć się każdemu z nas. Nie więc należy jej zauważać. Darujmy sobie prostackie „na zdrowie” wygłaszane w tym momencie. Po prostu udajmy, że nic nie usłyszeliśmy. To zresztą logiczne. Czy przy innych odgłosach też wygłosilibyśmy stosowne życzenie? Mam nadzieję, że temat potraktowaliśmy na tyle wyczerpująco, że nic cię już nie zaskoczy w żadnym biurze.