Polityka prywatności - poznaj szczegóły » [ X ]
PODZIEL SIĘ



OCEŃ
4.3

8 lekcji zarządzania czasem

Badania dowodzą, że przeciętny człowiek wykorzystuje swój potencjał w zaledwie 30-40%. Powód? Karygodne marnotrawstwo czasu. Narzuć sobie więcej dyscypliny i przejmij kontrolę nad czasem, by odzyskać swoje życie i zarabiać więcej, pracując mniej.

Żeby nie marnować cennego czasu, trzeba podejść do sprawy strategicznie. (fot. Wiesław Jurewicz)
Czas to kapitał. Szacuje się, że w swoim życiu możemy swobodnie dysponować jedynie 200 tysięcami godzin. Okazuje się, że prawie połowę marnotrawimy. Nie możesz dopuścić, aby czas panował nad Tobą. Przejmij kontrolę nad swoją pracą i życiem osobistym.

Właściwe zarządzanie czasem przynosi wiele korzyści. Sprawnie zarządzając własnym czasem, pogodzisz różne role, jakie musisz jednocześnie odgrywać (pracownik, mąż, ojciec, kochanek), unikniesz poczucia przytłoczenia codziennymi obowiązkami czy uporasz się ze stresem (niszczy on bowiem zdrowie i potencję). Możesz także realizować życiowe cele (dojść tam, gdzie chcesz), a zarazem wygospodarować więcej czasu wolnego (na te wszystkie fajne rzeczy, o których zawsze marzyłeś).

Pomysł za 25 000 dolarów

Pożytki płynące z dobrego planowania codziennej pracy pokazuje znana historyjka, której bohaterem jest znany amerykański biznesmen - Charles Schwab. Gdy Schwab piastował funkcję prezesa Betlehem Steel, zwrócił się pewnego dnia do jednego ze swoich konsultantów, Ivy'ego Lee, z niecodzienną propozycją: "Naucz mnie jakiegoś sposobu, pozwalającego zrobić więcej rzeczy w tym samym czasie - powiedział. - Jeżeli ci się uda, sam wyznaczysz sobie honorarium. Oczywiście w granicach zdrowego rozsądku" - dodał na wszelki wypadek.

Lee wręczył Schwabowi kartkę papieru i powiedział: "Wypisz najważniejsze rzeczy, które masz jutro do zrobienia i ponumeruj je, zaczynając od najistotniejszej. Gdy przyjdziesz rano do pracy, zacznij od razu zajmować się numerem jeden i nie zmieniaj zajęcia, dopóki nie skończysz. Przejrzyj listę jeszcze raz, żeby sprawdzić, czy na pewno wyznaczyłeś wczoraj właściwe priorytety, i zacznij zadanie numer dwa.

Jeśli realizacja któregoś zadania zajmie cały dzień, nie przejmuj się tym. Pozostań przy danym zajęciu, dopóki nie zmieni się hierarchia zadań i wciąż zajmuje ono pierwsze miejsce na liście. Jeżeli nie uda ci się skończyć wszystkich zadań, to znaczy, że tak czy owak nie udałoby ci się tego zrobić, nawet przy użyciu innej metody, a bez wprowadzania jakiegoś systemu prawdopodobnie nie podjąłbyś w ogóle decyzji, które zadanie jest najważniejsze.

Postaraj się codziennie przestrzegać tego zwyczaju. Jeżeli uznasz, że sprawdza się w twoim przypadku, wprowadź go do swojego zespołu. Sam zdecyduj, jak długo trzeba sprawdzać ten system. Potem wyślij mi czek na sumę, która twoim zdaniem oddaje wartość tego pomysłu".

Kilka tygodni później Lee dostał od Schwaba czek na 25 tys. dolarów razem z krótkim listem zawierającym wyznanie, że jego zalecenie okazało się najpożyteczniejszą poradą, jakiej wysłuchał w życiu. To kolejny dowód na to, że najlepsze pomysły są zwykle najprostsze.

Więcej czasu dla siebie

Zanim dostaniesz od nas zestaw wskazówek i patentów, które pozwolą Ci odzyskać niepotrzebnie tracony czas, dowiedz się, jak faceci, którzy już osiągnęli sukces, radzą sobie z organizacją swojego czasu:

Marek Kondrat, aktor: Moja dewiza zarządzania czasem to nie pracować dużo, a przede wszystkim dbać o czas, czyli robić wyłącznie to, co się lubi. Od pięciu lat żyję zupełnie inaczej; przestałem grać, zajmuję się moją pasją - winem. Podróżuję, nawiązuję kontakty biznesowe, degustuję, miło spędzam czas z ludźmi, zamawiam wybrane gatunki, sprowadzam je do Polski i sprzedaję w dwóch sklepach, którymi zarządza mój syn.

Przekonałem się, że kontrolować można tylko taki czas życia, który daje mnóstwo satysfakcji. Nie spinam się w sprawie organizacji czasu, po prostu pozwalam, by płynął naturalnie. To łatwe, gdy postawi się na swoją pasję.

Marek Goliszewski, prezes BCC: Planuję ze szczegółami czas w cyklu półrocznym; już w listopadzie, grudniu wstępnie zagospodarowuję następne półrocze. Plany zapisuję piórem, w tradycyjnym kalendarzu, dopiero sekretariat nadaje im formę audiowizualną. Uważam, że plany napisane ręcznie są bardziej osobiste i zobowiązujące. W maszynie tak łatwo można anulować każde postanowienie.

Moje plany mają swoją strukturę. Dniom tygodnia są przypisane z góry ustalone formy czynności. I tak: w poniedziałek zajmuję się korespondencją, w środę - sprawami na telefon, w piątek - umawiam się na spotkania, a wtorek i czwartek przeznaczam na własną pracę koncepcyjną. Dzięki takim podziałom czerpię energię z pracy, jestem bardziej precyzyjny, skoncentrowany na meritum i efektywny.

W moim planie nie ma miejsca na przypadkowe czynności i spotkania. Wyjątkiem są naprawdę ważne kwestie, np. telefon od premiera czy ministra, problem kluczowego partnera lub członka klubu BCC, a także wywiady dla dziennikarzy. Planuję też urlopy: zazwyczaj jest to 8-9-dniowy wypoczynek.

Krzysztof Ibisz, prezenter TV: Precyzyjnie planuję każdy dzień. Wieczorem układam plan na następny dzień - spotkania, telefony, obiad i - co bardzo ważne - trening w klubie sportowym. Systematycznie odkreślam wszystkie załatwione sprawy, a jeżeli któraś pozostaje niezrealizowana, przepisuję ją na nadchodzący dzień lub przydzielam pierwszy wolny termin.

Klasyfikuję zadania według ich ważności. Najpilniejsze są te istotne dla mnie samego. Na drugim miejscu są sprawy, o które dobijają się inni, a na trzecim - drobiazgi, czyli to, co wypadałoby załatwić, ale można bez tego żyć. Na początku każdego roku planuję cele "długodystansowe". Jeśli nie osiągam celu za pierwszym podejściem, podchodzę do niego do skutku, za każdym razem z innej strony.

Jurek Owsiak, dziennikarz, założyciel fundacji Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy: Moja recepta na dobrą organizację czasu? Lubić to, co się robi. Nigdy nie miałem zegarka. Jego brak daje mi poczucie swobody, jednocześnie zmusza mój organizm, by naturalnie czuwał nad czasem.

O terminach przypominają mi moi asystenci. Szanuję czas ludzi i zawsze staram się dotrzymywać terminów i obietnic. Od roku sam prowadzę kalendarz - zapisuję w nim moje zadania i terminy, a także notuję refleksje nad tym, co się wydarzyło. W ten sposób kolekcjonuję najcenniejsze wrażenia z mnóstwa spotkań z ludźmi.

Kiedyś wydawało mi się, że czas można oszukać, że jestem taki luzak. Dziś już wiem, że nie, że warto mieć swój czas pod kontrolą. Ważną rolę odgrywają rytuały czasowe: codziennie o tej samej porze biegam na bieżni w domu, chodzę na lekcje angielskiego, dwa dni w tygodniu spędzam na montażu programów. Jeśli mam zaplanowany harmonogram, łatwiej mi się do niego dostosować.

Często zdarzają mi się nieplanowane podróże, więc aby zaoszczędzić czas, zawsze mam przygotowaną torbę podróżną z uniwersalnym wyposażeniem: szczotka i pasta do zębów, bielizna, ciepły i letni zestaw ubrań. 

Janusz Palikot, biznesmen, poseł: W firmach potężnym złodziejem czasu są rytuały. Czas poświęcony na wysyłanie kartek świątecznych liczy się na godziny, może nawet na dni robocze. Trzeba je zredagować, wydrukować, zaadresować, przewieźć, dostarczyć, odebrać, wpisać życzenia i ewentualnie przeczytać.

Takich rytuałów niewnoszących nic do pracy firmy jest mnóstwo - odpisywanie na nic nieznaczące pisma, przechowywanie niepotrzebnej korespondencji, siedzenie w pracy od godziny do godziny, bez względu na to, czy jest coś do zrobienia, czy nie, a przede wszystkim różnego rodzaju narady, odprawy, spotkania, kolacje biznesowe, gdy tymczasem 95% spraw daje się załatwić telefonicznie.

Jak to zmienić? Całkiem zwyczajnie, z dnia na dzień zaprzestając kolejnych czynności. Aż praca wyczyści się do samej swojej treści.

Cyt. za "Myśli o nowoczesnym biznesie", Janusz Palikot, Krzysztof Obłój. Wyd. słowo/obraz/terytoria

Tomasz Bonek, redaktor naczelny portalu money.pl: Chociaż wiem, że powinienem oddzielić życie prywatne od zawodowego, w mojej pracy nie jest to możliwe. Redaktor naczelny każdego medium informacyjnego musi zawsze wiedzieć, co dzieje się w kraju i na świecie. Telefonu komórkowego nigdy więc nie wyłączam. Z internetem prawie się nie rozstaję. Zapisów w kalendarzu mam z roku na rok coraz więcej.

Kiedyś trudno było mi znaleźć chwilę dla siebie. Wydawało mi się, że aby było dobrze, wszystko muszę zawsze zrobić sam. W pewnym momencie stało się to niewykonalne. Byłem zbyt zmęczony. Dlatego nauczyłem się ufać ludziom, swoim współpracownikom.

Dziś uważam, że nie ma lepszej metody na organizowanie sobie czasu pracy, jak właściwy dobór osób, którym można powierzyć odpowiedzialne zadania. Teraz ze spokojem zostawiam redakcję pod kierownictwem zastępcy i biorę urlop. Wtedy bez stresu oddaję się swojej pasji, czyli podróżowaniu.

1. Wyznaczaj cele

Ustalanie celów to kluczowa umiejętność w zarządzaniu czasem. Zastanów się, co chciałbyś osiągnąć, jakie są Twoje cele zawodowe i życiowe, odpowiadając na pytania:

Czego wymagają ode mnie przełożeni?

Dlaczego pracuję?

Co jest dla mnie ważne w kontaktach ze współpracownikami?

Co chcę osiągnąć w swoim życiu zawodowym?

Jakie mam możliwości?

W jaki sposób mogę zwiększyć swoją efektywność?

Ćwiczenie: przeanalizuj teraz najważniejsze cele Twojego życia: związane z karierą zawodową, a także marzenia i inne cele osobiste - doświadczenia, które chcesz zdobyć, umiejętności, które pragniesz sobie przyswoić, miejsca, które zamierzasz odwiedzić, pasje, które chciałbyś realizować. Przy każdym wyznaczonym celu zapytaj siebie, jak zamierzasz to osiągnąć, kiedy planujesz to zrobić.

2. Jak określać swoje cele?

Zastosuj kategorie pozytywne, tzn. nie deklaruj, czego nie chcesz robić, lecz - co chcesz osiągnąć.

Precyzuj swoje cele (co, kto, kiedy, gdzie, jak?).

Ustalaj cele tak, aby były dla Ciebie osiągalne, a ich realizacja nie zależała od szczęśliwego trafu czy zachowania innych ludzi.

Zastanów się nad konsekwencjami. Co się stanie, gdy już osiągniesz cel? Jak to wpłynie na Ciebie i bliskich Ci ludzi?

Planuj realistycznie. Czy cel, który zamierzasz osiągnąć, nie stoi w sprzeczności z innymi ważnymi dla Ciebie wartościami? Np. bycie podróżnikiem i posiadanie szczęśliwej rodziny mogą się trochę kłócić ze sobą.

4. Spisuj plany

Teoretycznie wszyscy to wiedzą, ale ilu z nas to robi? A to kluczowy warunek sensownego gospodarowania czasem. Dlaczego? Bo odciążasz pamięć, nie rozpraszasz się, możesz na bieżąco kontrolować realizację planu.

5. Krok po kroku do celu

Aby cel nie pozostał w sferze marzeń, trzeba go przełożyć na konkrety. Realizacja planu składa się z wielu drobnych kroków. Na każdym etapie powinieneś odpowiedzieć sobie na następujących 5 pytań:

A. Do kiedy mam to zrobić?

B. Czego potrzebuję do realizacji celu - informacje, inni ludzie itp.?

C. Jakie konkretnie czynności muszę wykonać (np. zapisać się na kurs językowy, zdobyć dyplom itp.)?

D. Co może stanąć mi na przeszkodzie? Jak zamierzam sobie z tym poradzić?

E. Jak ma dokładnie wyglądać efekt końcowy?

Przed przystąpieniem do realizacji celu ustal priorytety, tak aby się nie rozpraszać - Twój cel jest obecnie najważniejszy. Często także wyobrażaj sobie, jak zdobywasz wymarzoną rzecz. To podtrzymuje wiarę, że cel wciąż jest osiągalny, mimo przeciwności jest atrakcyjny.

6. Miej plan na co dzień

Psycholodzy biznesu obliczyli, że 8 minut planowania dziennie to godzina zaoszczędzonego czasu. Na ogół jednak rezygnujemy z planowania, uznając je za stratę czasu. Błąd! Przy planowaniu dnia uwzględnij:

Sprawy przewidziane do załatwienia w danym dniu.

Sprawy niezałatwione z poprzedniego dnia.

Nowe sprawy, które pojawiają się w ciągu dnia.

Telefony i korespondencję do załatwienia.

Okresowo powtarzające się zajęcia.

Czas przeznaczony na poszczególne zadania.

Rozsądnie zaplanowany czas powinien uwzględniać trzy bloki w odpowiednich proporcjach:

50-60%zajęcia zaplanowane (zawarte w planie dnia)
20-30%sprawy nieoczekiwane (zakłócenia, złodzieje czasu, nagłe i pilne zadania)
20%działania spontaniczne

 

7. Jedna rzecz naraz

Jeśli próbujesz robić kilka rzeczy naraz, niczego nie kończysz ani nawet nie robisz dobrze. W efekcie pod koniec bardzo pracowitego dnia stwierdzasz, że właściwie niczego nie zrobiłeś, a jesteś potwornie zmęczony. W jednym momencie poświęcaj się tylko jednemu zadaniu i jeśli to możliwe, staraj się je doprowadzić do końca lub przynajmniej zakończ jakiś jego etap. Aby było to możliwe, konieczne jest uszeregowanie zadań pod kątem ich ważności i konsekwentne przestrzeganie kolejności.

Zastosuj strategiczne podejście do swojej pracy:

  • zdefiniuj swoje cele (jasno je sprecyzuj)
  • rób pisemne plany
  • przestrzegaj terminarza
  • ustal priorytety
  • staraj się nie przerywać (jeśli to możliwe) pracy nad rozpoczętym zadaniem
  • grupuj czynności służące temu samemu lub podobnemu celowi w bloki czasowe
  • deleguj odpowiedzialność (zlecaj innym pracę do wykonania)
  • uporządkuj własne miejsce pracy

8. Grunt to mieć frajdę

Amerykański badacz węgierskiego pochodzenia Michalyi Csikszentmihalyi w trakcie wieloletnich badań odkrył, że ludzie czerpią największą satysfakcję i przyjemność z wykonywania czynności, w których zatracają poczucie upływu czasu. W takich momentach uwaga człowieka jest skoncentrowana wyłącznie na wykonywanym zadaniu, czemu towarzyszą pozytywne emocje. Jeśli lubisz to, co robisz, zarządzanie czasem przestaje sprawiać trudności! Po prostu samo wychodzi.

MH 04/2007

Komentarze

 (6)
ZOBACZ KOMENTARZE
ZOBACZ RÓWNIEŻ Zamknij