5 reguł pisania służbowego maila

1. Formalne otwarcie

Zasady pisania służbowych maili są podobne do tych, które od dawna obowiązują przy pisaniu listów służbowych. Czyli otwarcie: „Szanowny Panie/Szanowni Państwo”. Zakończenie: „Z poważaniem”. I podpis. To oznacza, że poważnie traktujesz i sprawę, i adresata.

2. Dopracuj temat

W sytuacji gdy Twoje nazwisko nic adresatowi nie mówi, od tematu zależy, czy wiadomość zostanie otwarta, czy nie. Wpisz w temat istotę problemu, a jeżeli reprezentujesz firmę, wpisz jej nazwę. Z badań wynika, że nazwa firmy o 60% zwiększa prawdopodobieństwo odczytania wiadomości.

3. Unikaj wersalików

Wielkie litery w wiadomości mogą spowodować, że zostanie ona przez filtr antyspamowy uznana za wiadomość śmieć. A poza tym facet, który pisze maile wielkimi literami, sprawia wrażenie analfabety (w każdym razie komputerowego). Poza tym wersaliki czyta się o 20-30% wolniej.

4. Prostota najlepsza

Nie staraj się przekombinowywać. List służbowy ma mieć jak najprostszą formę i czcionkę. Wszelkie udziwnienia, kolory, animowane logo, emotikonki czy inne ozdobniki sprawiają, że całość wygląda niepoważnie. I kojarzy się z reklamowym spamem, którego wszyscy mają powyżej uszu.  

5. Ale to nie klepsydra

Służbowy nie oznacza, że musi brzmieć jak naukowy elaborat. Zdania mają być proste, a forma przejrzysta. Tak, żeby chciało się go czytać. I koniecznie dodaj coś sympatycznego, co pomaga przełamać lody: „Cieszę się, że będziemy się mogli spotkać”, „Słyszałem wiele dobrego o waszej firmie”.