Jeśli kierujesz zespołem ludzi, wiesz dobrze, jak kluczową sprawą są owocne meetingi. Burze mózgów i narady, które urządzasz, mają na celu - a przynajmniej powinny mieć - pobudzenie Twoich pracowników i szybkie znalezienie rozwiązania. Wasze spotkania powinny być krótkie, więc wykorzystaj ten czas najlepiej, jak tylko się da.
1. Plan
Przed spotkaniem określ prosto i wyraźnie jego cel (np. nowa kampania reklamowa). Potem zaplanuj spotkanie wg 9 jasno określonych warunków. Każdy z nich musi być prosty i czytelny dla wszystkich. Każdy musi poznać swoje nowe zadania.
2. Czas
Zwykle firmowe spotkania trwają 2-3 godziny. A powinny ok. 20 minut. To ogromne marnotrawstwo czasu. Dlatego zanim rozpoczniesz spotkanie, precyzyjnie określ czas jego trwania. Nie dłużej niż pół godziny!
3. Grupa
Spotkania nie potrzebują całego zespołu. Potrzebują tych, którzy coś konkretnego mają wnieść do projektu. Dobierz ludzi i poinformuj ich o spotkaniu dzień wcześniej.
4. Pora
Nigdy nie rób spotkania z samego rana lub po lunchu. Przeciwnie, zawsze przed posiłkiem lub tuż przed końcem pracy. To pomoże nie przeciągać meetingu w nieskończoność.
5. Miejsce
W każdej firmie powinna być sala konferencyjna. Miejsce niczyje, w którym nikt nie czuje się jak u siebie. Wszyscy unikają w ten sposób odbierania telefonów, zaglądania do poczty i uciekania w rozmowy na czacie.
6. Punktualność
Nie czekaj na spóźnialskich, nawet jeśli to Twoi czołowi pracownicy. Jeśli im pozwolisz na spóźnialstwo, inni też przestaną być na czas.
7. Dygresje
Jeśli dowodzisz grupą ludzi, która spotyka się również po pracy, bardzo łatwo zejść na tematy poboczne. Unikaj tego! A jeśli już się zdarzy, sprowadź dyskusję na właściwe tory.
8. Priorytety
Nie zapominaj, że na spotkaniu każdy chce dobrze wypaść. Będą więc pojawiać się popisowe wystąpienia, nie zawsze na temat. Zaproś na inne spotkanie i wróć do meritum.
9. Resumé
Podsumuj spotkanie. Resumé powinno być bliskie Twojemu planowi, z tą różnicą, że każdy powinien już znać swoje i innych zadania oraz ich czas na realizację.
10. Żadnych pytań
Nie pytaj na koniec: czy są jakieś pytania? To często popełniany błąd. Pytania powinny pojawić się w trakcie dyskusji. Pytania na koniec niepotrzebnie rozwlekają czas spotkania.
Uwolnij się od nadgodzin
Pracujesz po 16 godzin na dobę, choć powinieneś najwyżej 8. Bierzesz zbyt wiele projektów i wściekasz się, że nie umiesz odmówić. Dlaczego? Bo wydaje Ci się, że ilość pracy uzasadnia Twoją pozycję w firmie. To jeden z podstawowych błędów. Jak sobie z nim poradzić?
Zorganizuj zespół ludzi, którym ufasz. Niech każdy z nich jest specem w czymś innym. Poświęć czas na przeszkolenie swojego zespołu. Deleguj obowiązki i kontroluj ten proces.
MH 06/2012
